Excel轻松入门

  作为微软Office家族的重要组件之一,excel可以做的事非常多,功能也非常强大。

  它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。在实际应用中,它小到可以充当一般的计算器,或者记算个人收支情况,计算贷款或储蓄等等;大到可以进行专业的科学统计运算,以及通过对大量数据的计算分析,为公司财政政策的制定,提供有效的参考。

  或许你早就听说Excel的大名,但几乎没有使用它,所以一直在它的门前徘徊;也许你已经了解Excel的基础,但不知道该如何进一步学习;也许你由于工作所需,要求掌握Excel;也许你出于考试所迫,需要快速了解Excel的很多细节。不管是由于那种情况,本系列课程都能给你一些有益的帮助和启示。

  本课程用图解的方式从开始介绍Excel的基础的知识、功能和操作,即使是完全没有接触过Excel的读者,也可以轻松学习掌握。后面我们会通过大量的实际运用实例来引导学习,用操作学习过渡到实例学习,这样循序渐进的学习方式过程将充满乐趣,同时更容易获得解决实际问题的能力。期待你的关注!

  一、Excel可以做什么?

  作为微软Office家族的重要组件之一,Excel可以做的事非常多,功能也非常强大。它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。在实际应用中,它小到可以充当一般的计算器,或者记算个人收支情况,计算贷款或储蓄等等;大到可以进行专业的科学统计运算,以及通过对大量数据的计算分析,为公司财政政策的制定,提供有效的参考。

  在实际的行业运用中,教师、企业办公文秘人员、政府审计部门、统计部门和一般的工作人员等等那个都会或多或少的用到Excel。大量的实际应用经验表明,如果能够熟练地使用Excel,将会大大提高我们的学习和工作的效率,运用于商业管理中,直接带来的就是经济效益的提高,还是那句话,花些时间学习Excel是值得的。

  二、基本概念

  进入具体的操作性学习之前,这里先说明几个基本的概念,理解这个几个概念是进一步学习的基础。

  (一) 文件

  用术语说,文件就是存储在磁盘上的信息实体。用电脑,可以说我们几乎天天都在和文件打交道。对我们初学者来说,要明白文件是有不同的类型的,我们可以通过它的后缀名来区分。就拿微软Office家族来讲,word创建的文件文档文件后缀名为DOC,Excel创建的工作薄文件后缀名为 XLS,powerpoint创建的演示文稿文件的后缀名为PPT等。

  不过类型的文件,需要不同的应用程序才能打开它,有的初学者从别的电脑上复制了一个用Excel创建的工作薄文件到自己的电脑上,可是无论如何也打不开它,后来才明白原因是自己的电脑上没有安装Excel应用程序。

  所以,要顺利地进行后面的学习,请现在你的电脑上安装Excel 2003,其它版本的Excel虽然可以仿照操作,但是由于本系列课程都是以Excel 2003为蓝本的,因此建议读者朋友尽量使用Excel 2003进行学习。

  (二) 工作薄和工作表

  学习和使用Excel,肯定要和两个概念打交道,那就是"工作薄"和"工作表"。前面已经说过,工作薄是一种由Excel创建的文件,而工作表则是工作薄的组成部分。可以这样形象的理解,工作薄是一个笔记本,而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel,绝大部分工作是在工作表中进行的。

  三、Excel的工作环境和基本操作

  (一) 启动Excel

  启动Excel2003之前,先要确定你的电脑上已经安装过它。

  我们可以通过三种方式启动Excel。

  1、通过开始菜单

  操作步骤:依次单击桌面上的"开始→所有程序→Mircosoft Office→Microsoft Office Excel 2003"命令(图 1),一会出现Excel 2003的闪屏,随即可启动Excel 2003。

Excel轻松入门 三联教程

  (图1  图片较大,请拉动滚动条观看)

  2、通过桌面快捷方式

  操作步骤:如果在桌面上建立过Excel 2003的快捷方式,则双击该快捷方式的图标即可启动(图 2)。

  图 2

  3、通过Excel工作薄文件

  操作步骤:如果你的电脑中存储有由Excel创建的工作薄文件,则可双击该文件启动Excel。

  (二) 认识Excel的工作环境

  启动Excel 2003后,我们将看到Excel的工作窗口。如果你完全是一个新手,那么可能会这个工作环境感觉有点复杂。如有你有使用Office家族中如Word等应用程序的经验,那么应该有点似曾相识的感觉。因为它们的菜单、工具栏、任务窗格和编辑窗口的布局是大体相同的。

  下面我们来介绍一下这个工作环境的情况。了解各部分的称呼(名称),如菜单、工具栏、任务窗格等等都是必要的,因为我们后面的操作将使用这些称呼(图 3)。

  (图3  图片较大,请拉动滚动条观看)

  (1) 标题栏 这里显示程序的名称,以及当前工作薄文件的名称。

  (2) 菜单栏 可以通过选择相应的菜单命令来向Excel发出命令。Excel为了用户便于记忆,将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中,菜单可以根据自己的习惯定制。

  (3) 工具栏 可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的命令。工具栏可以根据自己的习惯定制。

  (4) 公式栏 在单元格中输入数据或公式后,将在这里显示输入的内容。对输入数据或公式的编辑在这里进行相当方便。

  (5) 列标题 从A到IV的256个字母。每个字母代表工作表256列中的一列,从按英文字母顺序A开始到Z,Z之后是AA,AB,AC,依此类推到AZ。AZ之后是BA,BB,BC,依此类推到BZ,最后一列是IV。单击列标题可以选中整列。

  (6) 活动单元格指示器 这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格,所谓活动,即当前被选中的单元格。

  (7) 行标题 从1到65536的数字,每个数字代表工作表的一行。单击行标题可选中整行的单元格。同时,由于有256列,则Excel工作表的单元格总数为 256×65536=16777216个,我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格,如A4,代表第A列,第4行那个单元格,其余依次类推。

  (8) 任务窗格 这是2002版本开始出现的新特性,方便快速选择相关的任务,例如新建工作薄、使用剪贴板等。

  (9) 垂直滚动条 使用该滚动条可以垂直滚动工作表。

  (10) 水平滚动条 使用该滚动条可以水平滚动工作表。

  (11) 工作表标签 每个标签代表工作薄中不同的工作表,每个工作表的名称都显示在标签上,选择单击标签即可切换到相应工作表。一个工作薄可以包含任意数量的工作表,但是为了方便管理,工作表数量最好不要太多。

  (三) 使用Excel的菜单和工具栏

  要想熟练地使用Excel完成自己的任务,菜单和工具栏是必须掌握的。

  我们要让Excel做事,必须向它发出命令。发出命令的方法通常有四种:使用菜单、使用快捷键、使用快捷菜单和使用工具栏。

  下面通过一个具体任务的操作进行说明。

  任务:在A1单元格中输入字符"语文",并把该内容复制到A5单元格。

  1 使用菜单

  操作步骤:

  (1) 选中A1单元格在其中输入"语文",可以看到单元格中的插入点光标还处于闪动状态,Excel等待我们输入其它的内容,因为确认输入完毕,则按下键盘回车键,可以看到活动单元格指示器跳到B1单元格。

  (2) 现在用鼠标单击A1单元格,可以看到活动单元格指示器重新回到A1单元格,这时单击菜单"编辑",在展开的菜单选项中选择"复制"命令(图 4),可以看到A1单元格周围出现黑白相间的滚动条,表示复制命令已被执行。

  图 4